How to Improve Soft Skills
Soft skills revolve around personal
relationships, character, and attitude. By developing these skills, you can
increase your work performance, build stronger relationships, and work toward
earning a promotion. If you are finding that some of these soft skills do not
come naturally to you, you need to learn how to improve soft skills so
they'll become a natural reflex for you in dealing with people every day.
Develop communication skills. Your goal should be
to communicate clearly through written, oral, and nonverbal communication.
Start simply by being aware of how others feel when they are around you or
are talking with you
Make eye contact. Acknowledge someone
else's presence by looking them in the eye, especially if they just walked
into the room or you pass them in a hallway. Look at them when they are
talking to you. Do not let your eyes wander around the room.
Monitor
your body language. Show interest by sitting up and leaning forward. Resist
the urge to tap your fingers or foot. Mimic the posture of the person with
whom you are talking to create a comfortable environment.
Practice
speaking. This includes both public speaking and conversational speaking. Be
conscious of your pace and volume when speaking. If you are uneasy in
personal relationships, practice with a close friend or family member. If you
are nervous about speaking in public, volunteer to give presentations within
a smaller group and work your way up to a larger one.
· Develop
your writing skills. Proofread your emails, letters, and notes. Learn correct
spelling and word usage. Vary your sentence structures. Be concise instead of
elaborate.
Practice active listening skills. Listening requires
focus and self-discipline. We listen for many different reasons: to
understand instructions, to empathize with another individual, or to judge
whether a plan is good or not. Regardless of the reason you are listening,
there are several things to keep in mind.
·
Paraphrase
and ask questions to learn more about what someone is telling you. This
demonstrates interest and focus. It also helps you understand the situation.
·
Take
notes when appropriate. This shows that the subject matter is important to
you. Practice taking notes in team meetings or staff training sessions.
·
Do
not interrupt other people. Respect them by letting them finish saying what
they are saying.
·
Pay
attention to the other person's body language. Observe their posture, tone of
voice, eye contact, gestures, and facial expressions.
Build relationships. Interpersonal skills
are important in the workplace, especially since so many organizations are
designed around teams and departments. Seek to build friendships with peers,
supervisors, clients, and business partners.
·
Befriend
colleagues. Greet them when they get to work. Invite them to lunch or coffee.
Talk for a few minutes in the break room as you are getting a drink.
Participate in work events like softball clubs, staff lunches, and training
days. Stay away from gossip. It only destroys relationships.
·
Learn
to manage conflict in a healthy way. Address issues with the individual(s)
involved in a private manner. Approach the discussion in a nonjudgmental, but
assertive manner. Ask questions and try to understand their side of the
story. Work together to find a solution.
·
Network
with people inside and outside your organization. Ask people about their
jobs. Share a bit about what you do. Note connections and ways you could
potentially help each other. Exchange contact information and be sure to
follow up with them.
Practice leading. Leadership is simply
influencing other people. As such, leadership skills can be used by any
employee at any level in the organization.
·
Observe
your own supervisor and note how that individual leads your team. Find
positive things that person does and emulate them in your own work.
·
Practice
leading in small group discussions by asking your teammates questions and
bringing quieter members into the conversation.
·
Set
the example for others by displaying a positive attitude in difficult
situations. Remain calm in moments of crisis. Talk about concerns one-on-one
with your supervisor instead of in front of the entire team.
Take initiative. Demonstrate
responsibility and enthusiasm for your job by striving to go the extra mile.
This starts by finishing work without constant reminders from your
supervisor.
·
Do
tasks without being asked by someone else. Look around, see what needs to be
done, and do it. If a coworker has a large project and you have some time on
your hands, volunteer to help.
·
Seek
more challenging work. Strive to develop your technical skills. Learn more
about your organization. Ask a coworker about their department. Take a class,
read a blog, or subscribe to a magazine in your field of work.
Source :
Internet
|
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm xoay quanh thái độ, tích cách và những mối quan hệ cá nhân. Bằng cách phát
triển những kỹ năng này, bạn có thể nâng cao hiệu suất công việc, tạo dựng mạng
lưới quan hệ vững chắc hơn và nhanh chóng thăng tiến trong công việc. Nếu bạn
đang đi tìm kiếm một vài kỹ năng mềm bạn thiếu sót, bạn cần phải học cách cải
thiện kỹ năng mềm của bạn để cho chúng có thể trở thành một phản xạ tự nhiên
trong cách đối nhân xử thế hàng ngày.
Phát triển những kỹ năng giao
tiếp. Mục tiêu của bạn là giao tiếp một cách rõ ràng thông qua viết, nói
và giao tiếp phi ngôn từ. Hãy bắt đầu đơn giản bằng cách để ý tới cảm giác của
những người xung quanh bạn như thế nào khi họ bên cạnh bạn hay đang trò chuyện
cùng bạn.
Hãy giao tiếp bằng mắt. Hãy quan tâm tới sự hiện diện của mỗi người
xung quanh bằng cách nhìn thẳng vào mắt họ, đặc biệt trong trường hợp nếu họ
vừa bước vào trong phòng hoặc khi bạn đi qua ai đó trong cùng hành lang. Hãy
nhìn thẳng vào mọi người khi họ đang nói chuyện với bạn. Đừng để đôi mắt bạn
nhìn vô định xung quanh căn phòng đó.
Biết cách kiểm soát ngôn ngữ cơ
thể của bạn. Hãy thể hiện sự quan tâm của mình bằng cách ngồi thẳng người và
hơi ngả về phía trước. Hạn chế tối đa những động tác bẻ ngón tay hay ngón
chân. Hãy khéo léo bắt chước tư thế của người mà bạn đang nói chuyện cùng để
tạo ra một bầu không khí thoải mái.
Hãy luyện tập nói. Bao gồm nói trước đám đông và việc giao tiếp thông
thường. Bạn nên ý thức được tốc độ và nội dung khi bạn nói. Nếu bạn cảm thấy
không thoải mái trong các mối quan hệ cá nhân, bạn nên luyện tập nói với những
người bạn thân thiết hay những người thân trong gia đình bạn. Nếu bạn lo lắng
về việc nói trước công chúng, hãy tập luyện dần bằng cách nói trước những
nhóm nhỏ và dần dần nói trước một nhóm lớn nhiều người hơn.
Học cách phát triển kỹ năng viết lách của bạn. Hãy đọc lại những
e-mail, những lá thư và những ghi chú của bạn. Học cách viết đúng chính tả và
sử dụng ngôn từ chính xác. Biết cách thay đổi cấu trúc câu linh hoạt. Hãy viết
một cách xúc tích thay vì dài dòng mà không rõ ý.
Luyện tập kỹ năng nghe tích cực.
Khi nghe đòi hỏi sự tập trung và nghiêm túc. Chúng ta nghe ai đó nói vì rất
nhiều lý do khác nhau như: nghe để hiểu thông điệp, nghe để thông cảm với người
khác hay đơn giản nghe để đánh giá một kế hoạc nào đó là tốt hay xấu. Nhưng bất
kể lý do bạn nghe là gì đi nữa thì bạn cũng nên ghi nhớ những điều sau đây.
· Hãy diễn giải và biết cách đặt câu hỏi
cho người mà đang nói chuyện với bạn. Điều đó thể hiện sự tập trung và thích
thú của bạn vào những gì họ nói. Hơn nữa nó cũng giúp bạn hiểu rõ cái bạn
đang nghe hơn.
· Hãy ghi chép lại khi cần thiết. Điều
này thể hiện rằng cái chủ đề đó rất quan trọng với bạn. Hãy luyện tập khả
năng ghi chép của bạn thông qua những buổi thảo luận nhóm hay những khóa đào
tạo nhân viên.
· Đừng ngắt lời người khác. Hãy tôn trọng
mọi người bằng cách để cho họ nói hết câu. Bạn cần phải quan tâm tới ngôn ngữ
cơ thể của những người khác. Hãy quan sát tư thế, giọng điệu, ánh mắt, cử chỉ
và biểu hiện nét mặt của họ.
Biết cách xây dựng mối quan hệ.
Những kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ rất quan trọng tại nơi
làm việc, đặc biệt từ khi rất nhiều tổ chức được chia thành các nhóm và các
phòng ban. Vì vậy, bạn phải biết cách xây dựng mối quan hệ với các đồng nghiệp,
các giám sát viên, khách hàng và các đối tác kinh doanh.
· Kết bạn với đồng nghiệp. Hãy chào đón
họ khi họ đến nơi làm việc và mời đồng nghiệp của bạn đi ăn trưa hay đi uống
cà phê. Hãy tranh thủ nói chuyện với họ khi các bạn đang nhâm nhi một tách cà
phê trong giờ giải lao ngắn. Hãy nhiệt tình tham gia các hoạt động tập thể
như: câu lạc bộ bóng chày, bữa ăn trưa hay những khóa đào tạo nào đó. Hãy
tránh xa khỏi những lời đàm tiếu. Nếu không nó sẽ phá hỏng mối quan hệ của bạn.
· Hãy học cách kiếm soát sự bất hòa
theo cách lành mạnh. Biết cách giải quyết những vấn đề với mỗi người theo
cách riêng tư. Bạn cần tiếp cận những cuộc thảo luận một cách quyết đoán
nhưng không phán xét. Hãy đặt những câu hỏi và cố gắng hiểu nội dung của cuộc
thảo luận. Và hãy làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp.
· Hãy kết nối với những người ở trong
và ngoài tổ chức của bạn. Hãy hỏi thăm họ về công việc. Và bạn cũng cần chia
sẻ đôi chút về nghề nghiệp của bạn. Hãy quan tâm tới những sự kết nối và những
cách bạn có thể làm để giúp đỡ những người khác. Hãy trao đổi thông tin liên
lạc với nhau và hãy chắc chắn rằng bạn phải giữ liên lạc với họ.
Luyện tập khả năng lãnh đạo. Kỹ
năng lãnh đạo được hiểu đơn giản
là sự gây ảnh hưởng tới những người khác. Chính vì vậy, kỹ năng lãnh đạo có
thể hữu ích với bất kỳ nhân viên nào ở mọi cấp độ khác nhau trong một tổ chức.
· Hãy quan sát người quản lý của bạn và
để ý xem cách mà anh ấy lãnh đạo nhóm của bạn như thế nào. Hãy tìm ra những
điều tích cực mà anh ấy làm và sau đó bạn học cách mô phỏng chúng theo cách
riêng của bạn.
· Luyện tập kỹ năng lãnh đạo trong một
cuộc thảo luận nhóm bằng cách đặt ra những câu hỏi cho các thành viên trong
nhóm và hãy tìm cách lôi kéo những thành viên thụ động vào cuộc thảo luận đó.
· Bạn hãy làm gương cho những người
khác bằng cách thể hiện thái độ tích cực trong những tình huống khó khăn. Hãy
duy trì sự bình tĩnh của bạn trong những thời điểm bất hòa. Hơn nữa, bạn nên
nói ra những mối quan tâm của bạn với sếp một cách riêng tư thay vì nói điều
đó với sếp trước mặt các nhân viên trong phòng.
Hãy chủ động. Thể hiện
trách nhiệm và sự nhiệt tình trong công việc của bạn bằng cách cố gắng tiến
xa hơn nữa trong sự nghiệp của bạn. Hãy bắt đầu bằng cách hoàn thành công việc
mà không cần sự đôn đốc thường xuyên từ sếp của bạn.
· Bạn hãy làm những công việc mà không
cần người khác chỉ định sẵn. Bạn cần quan sát xung quanh để tìm ra những công
việc cần được hoàn thành và sau đó làm tốt nó. Nếu đồng nghiệp có một dự án lớn
và bạn đang rảnh rỗi thì hãy nhiệt tình giúp đỡ họ.
· Ngoài ra, bạn nên tìm kiếm
những công việc nhiều thử thách. Cố gắng trau dồi chuyên môn của bạn. Và bạn
hãy học hỏi những điều bổ ích từ tổ chức của bạn. Hỏi những đồng nghiệp về
phòng bạn của họ. Tham gia một lớp bổ trợ kiến thức, đọc blog hay đăng ký một
tạp chí thuộc lĩnh vực mà bạn làm việc.
Translator: ThànhTâm
|