Đàm
phán không chỉ đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu về lợi ích riêng lẻ của
một bên mà còn là sự theo đuổi của đôi bên để đạt kết quả cuối cùng với sự
thông nhất những vấn đề, giải pháp và mang lại lợi ích mong muốn chung cho cả
hai bên.
Vì
vậy chỉ một cử chỉ sai, một hành động thiếu chuyên nghiệp, hay một câu nói
không đúng lúc sẽ khiến cuộc đàm phán của bạn trở thành thất bại. Vậy bí quyết
nào giúp bạn thành công trong đàm phán.
1.
Xác
định thành viên trong cuộc đàm phán.
Trước
buổi gặp mặt bạn nên xác định rõ số lượng thành viên và chức danh nhiệm vụ của
từng người trong cuộc đàm phán. Bạn phải biết được người có quyền quyết định
cao nhất và dành nhiều sự chú ý đến người đó nhất. Bạn nên tìm hiểu thật kỹ về
tính cách con người, đặc điểm sở thích của người ấy. Sau khi xác định được những
thông tin trên bạn sẽ chỉ định những người tham gia trong phái đoàn mình. Việc lựa
chọn được đúng thành viên tham gia đã quyết định 80% sự thành công của cuộc đàm
phán của bạn.
2.
Lựa
chọn thời gian và không gian phù hợp.
Sẽ
không có một quy tắc nào về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng thời gian tốt
nhất là vào buổi sáng. Bạn cũng đừng nên ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm
tinh mơ hay buổi tối muộn. Như vậy sẽ tạo cảm giác thiếu tôn trọng họ. Bạn tuyệt
đối không được đến muộn, hay hút thuốc trong buổi đàm phán vì như vậy sẽ khiến
bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, không lịch sự và thiếu tôn trọng mọi người. Thời
gian cho một cuộc đàm phán cũng không nên quá dài, thông thường kéo dài trong
khoảng 2 tiếng. Nếu cuộc đàm phán cần thời gian dài hơn bạn nên tổ chức nghỉ giải
lao khoảng 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn nên mời họ uống trà hoặc
cafe.
Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ
chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của khách mời. Nếu muốn có lợi thế về tâm
lý, tốt nhất bạn hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.
Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất
bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho
các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật,
tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai đoàn
luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
3. Hãy
tạo ấn tượng tốt ngay ban đầu và chú ý đến cử chỉ thái độ hay ngôn ngữ hình thể
trong đàm phán.
Ấn
tượng ban đầu rất quan trọng trong một cuộc đàm phán. Sẽ không ai muốn đàm phán
với một người ngay từ lần gặp đầu tiên đã tạo những ấn tượng không tốt. Ví dụ
như bạn đi muộn, quần áo đầu tóc xộc xệch không có phong thái làm việc chuyên
nghiệp. Vì vậy hãy tạo ấn tượng tốt với họ ngay từ đầu để thấy được sự chuyên
nghiệp từ bạn. Bạn cũng nên tạo một bầu không khí vui vẻ, hòa nhã, dễ chịu ngay
từ đầu cuộc đàm phán vì trên thực tế chẳng có một cuộc thương lượng nào thành
công khi cả hai đều mang thái độ khó chịu, không có ấn tượng tốt về nhau.
Ít nhất một nửa thông tin bạn có ý định truyền đạt trong đàm
phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể.
Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và
cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở của bạn sẽ
nhanh chóng tạo được thiện cảm từ phía đối tác. Ý thức đánh giá cao, coi trọng
đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và
cách nói. Cuộc đàm phán chỉ thực sự thành công nếu bạn đáp ứng được những điều
đó.
4.
Xác định rõ mục tiêu đàm phán và bám
sát theo nó suốt cuộc đàm phán.
Trước khi chuẩn bị cho cuộc đàm phán bạn phải xác định được rõ mục tiêu của
mình là gì và chia chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn. Việc xác định được mục
tiêu cụ thể, rõ ràng và cố gắng bám sát theo nó sẽ giúp bạn dễ dàng thành công
hơn.
5.
Phải biết lắng nghe đối tác nói và
trình bày một cách linh hoạt khéo léo.
Người thắng cuộc không phải là người chỉ biết nói. Bạn phải biết lắng
nghe ý kiến của đối tác xem họ muốn gì và thái độ của họ như thế nào? Khi nghe
đối tác trình bày bạn phải đánh giá được tâm trạng của họ xem có hứng thú không
hay bất đồng, bực bội.
Đừng bao giờ từ chối thẳng thừng với đối tác hay nói họ sai mà nên nghĩ
đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta thử lật lại vấn đề đó xem
sao? Đừng bao giờ so sánh sản phẩm hàng hóa dịch vụ mình cung cấp với nhà cung
cấp khác mà nên khéo léo đưa ra những tính năng ưu biệt và những chính sách hậu
đãi mà bạn mang lại để đối tác tự cảm nhận.
6. Phải
biết hỏi thay vì nói quá nhiều.
Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế hơn về
thông tin và tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi khéo léo sẽ giúp bạn
chứng minh cho họ thấy bạn đang lắng nghe và quan tâm đến những gì họ nói.
7. Tư
duy sẵn sàng thỏa hiệp nếu cần.
Bạn đừng nên quá cứng nhắc mà hãy nhường nhịn khi cần
thiết, điều này tạo cho bạn nhiều lợi ích khổng lồ trong kinh doanh. Bạn nên nhớ
trong đàm phán kinh doanh luôn tồn tại 2 khái niềm “Cho và Nhận”. Đôi khi một sự
nhường nhịn cần thiết hay một món quà nhỏ sẽ giúp bạn nhận được một hợp đồng kếch
xù béo bở. Hãy luôn cân nhắc và so sánh thiệt hơn, đừng quá cứng nhắc mà hãy mềm
mỏng để đạt được lợi ích mong muốn.
Làm được tất cả nhưng điều
trên là bạn có thể nắm thế chủ động trong cuộc đàm phán. Hãy cư xử thật khéo
léo và khôn ngoan để đối tác thực sự tin tưởng và hướng cuộc đàm phán trở nên
thành công tốt đẹp nhất.
Theo Thu Phương.